대관료가 잘 들어온 달보다 레슨비 한 줄을 보세요, 피아노학원창업 첫해 장부는 매출 하나·지출 둘로 나눕니다

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

27살에 첫 학원을 열었을 때 저는 장부를 따로 쓰지 않았습니다. 통장 잔고가 곧 장부였습니다. 수강생이 덜 들어온 달에는 잔고를 보면서 '이번 달 임대료는 나가려나' 하고 머릿속으로 계산했습니다. 그렇게 하면 돈이 얼마 있는지는 알아도, 왜 그만큼 있는지는 모릅니다.

학원을 30곳 넘게 열고, 요즘 "운영 중인데 답이 안 보입니다"라며 상담을 청하시는 원장님들 이야기를 들으면서 굳어진 생각이 있습니다. 버티는 힘은 매출 크기보다 들어오고 나가는 돈을 어떻게 나눠 보느냐에서 먼저 생깁니다. 피아노학원창업을 준비하시는 분께 오픈 첫 달부터 쓰시라고 권하는 칸 나누기를 오늘 정리해 보겠습니다.

01매출 칸에 레슨비만 따로 적으면 무엇이 보일까요?

학원에 들어오는 돈은 생각보다 여러 갈래입니다. 레슨비가 가장 크고, 그 옆에 연습실 대관료, 악기 판매, 지자체와 함께하는 수업 같은 부수입이 붙습니다. 이 돈들이 한 통장에 섞여 들어오면 어느 달이 좋았는지 판단이 흐려집니다.

그래서 저는 매출 칸을 둘로 나눕니다. 위 칸에 레슨비, 아래 칸에 나머지 전부를 적습니다. 그리고 학원이 잘 되고 있는지는 위 칸 하나로만 판단합니다. 부수입은 고마운 돈이지만 학원의 체력을 보여 주지는 않습니다. 대관이 몰리거나 악기가 몇 대 팔린 달은 통장 합계가 커 보여서 마음이 놓이지만, 그 안에서 레슨비 한 줄이 지난달보다 줄고 있다면 그 학원은 겉으로 보이는 숫자와 달리 이미 내려가고 있는 것입니다.

이 칸을 따로 두면 해야 할 일도 하나로 좁혀집니다. 레슨비를 올리는 길은 수강생을 새로 들이는 것과 지금 계신 분이 오래 다니시게 하는 것, 이 두 가지뿐입니다. 원장님의 시간과 돈이 결국 이 두 곳으로 가야 한다는 것을 장부가 매달 알려 줍니다.

02고정 지출은 줄이는 대상이 아니라 대비하는 대상입니다

지출은 두 줄로 나눕니다. 첫 줄은 고정 지출입니다. 월세, 관리비, 세무 기장료, 보험료처럼 수강생이 몇 명이든 매달 똑같이 빠져나가는 돈입니다. 이 줄은 원장님이 이번 달에 마음먹는다고 줄일 수 있는 돈이 아닙니다. 계약할 때 이미 정해졌습니다.

통제할 수 없는 돈은 대비하는 수밖에 없습니다. 학원 매출은 오르내림이 있어서, 흑자를 크게 낸 다음 달에 적자가 나는 일도 생깁니다. 이때 고정비 몇 달치가 통장에 따로 있으면 원장님이 흔들리지 않습니다. 반대로 그 돈이 없으면 매출이 한 번 출렁일 때마다 광고를 끊을지, 수업 시간을 줄일지, 수강료를 낮출지 같은 판단까지 잔고를 따라 같이 출렁이고, 그렇게 급하게 내린 결정은 대개 다음 달 레슨비를 더 깎아 먹습니다. 몇 달치를 어떻게 계산하는지는 창업 자금을 다섯 덩어리로 나누는 글에 따로 적어 두었습니다.

다행히 음악학원은 이 줄이 짧은 업종입니다. 재료를 미리 사 둘 필요가 없고, 1층 대로변이 아니어도 되니 평수에 비해 월세가 낮고, 학원업은 부가가치세 면세 사업이기도 합니다. 그래서 고정 지출 줄을 처음 계약할 때 짧게 잡아 두는 것이 음악학원창업에서 가장 큰 방어가 됩니다.

03유동 지출 줄에서 손댈 수 있는 것과 없는 것

두 번째 줄은 유동 지출입니다. 광고비, 프로그램 사용료, 전기세, 강사료가 여기에 들어갑니다. 고정 지출과 달리 이 줄은 원장님이 직접 움직일 수 있습니다.

다만 강사료는 성격이 다릅니다. 프리랜서 강사는 수업이 있을 때 수업만큼 받으니 수강생이 줄면 자연스럽게 함께 줄어듭니다. 원장님이 깎아서 줄이는 돈이 아니라 수업이 정하는 돈입니다. 강사료를 아끼려고 손을 대면 수업의 질이 먼저 내려가고, 그러면 1번 칸의 레슨비가 따라 내려갑니다.

그래서 실제로 원장님 손이 닿는 곳은 강사료를 뺀 나머지, 그중에서도 광고비입니다. 유동 지출 줄을 볼 때는 강사료를 따로 떼어 놓고, 남은 항목만 놓고 이번 달에 무엇을 늘리고 줄일지 정하시면 됩니다.

04광고비를 열두 달에 똑같이 나누면 왜 모자랄까요?

광고비를 매달 같은 금액으로 정해 두는 원장님이 많습니다. 관리하기는 편하지만 돈이 가장 덜 일하는 방식입니다. 사람들이 악기를 배우겠다고 마음먹는 시기는 정해져 있습니다. 새해와 신학기에는 문의가 몰리고, 여름 휴가철과 연말에는 확 줄어듭니다. 같은 돈을 써도 어느 달에 쓰느냐에 따라 들어오는 문의 수가 달라집니다.

그래서 연간 광고비를 먼저 정하고, 그 돈을 성수기에 두텁게, 비수기에 얇게 배치합니다. 아이 수강생이 중심인 피아노학원이라면 신학기 직전인 2월에 가장 많이 몰아 두시는 것이 좋습니다. 여름과 연말에 아낀 돈이 그 2월로 옮겨 가는 셈입니다.

광고 단가도 이 계산에 넣으셔야 합니다. 한 지역의 네이버 파워링크 1위가 예전에는 클릭당 2,000원이면 됐는데, 지금은 9,000원입니다. 단가가 네 배 넘게 뛴 시장에서 광고비를 열두 달에 똑같이 흩어 두면, 문의가 거의 없는 여름과 연말에는 돈이 조용히 빠져나가고 정작 사람들이 악기를 찾아 검색하는 새해와 신학기에는 예산이 모자라게 됩니다. 학원창업 첫해에 광고 달력부터 한 장 그려 두시라고 말씀드리는 이유입니다.

05분기마다 카드 명세서를 펴고 멍청 비용을 찾아보세요

제가 원장님들께 꼭 하시라고 하는 일이 하나 있습니다. 석 달에 한 번, 카드 명세서를 처음부터 끝까지 펴 놓고 정기 결제 항목을 하나하나 짚어 보는 것입니다. 저는 여기서 나오는 돈을 '멍청 비용'이라고 부릅니다.

이미 쓰지 않는 프로그램이 매달 결제되고 있거나, 더 싼 대안이 있는데 비교해 보지 않고 처음 쓰던 것을 그대로 쓰고 있는 돈입니다. 한 건 한 건은 크지 않아서 평소에는 눈에 안 띄는데, 모아 보면 적지 않습니다. 이 점검을 해 보면 어느 학원이든 몇 건은 꼭 나옵니다.

멍청 비용을 찾는 날을 아예 달력에 박아 두시는 것을 권합니다. 1월, 4월, 7월, 10월처럼 분기 첫 달로 정해 두면 잊지 않습니다. 이렇게 아낀 돈은 고정 지출 대비금으로 넣거나 다음 성수기 광고비로 넘기시면 됩니다.

06아이 중심 피아노학원, 성인 중심 학원, 입시 학원의 달력은 다릅니다

같은 장부라도 수강생 구성에 따라 조심해야 할 달이 다릅니다. 아이와 청소년이 중심인 학원은 매출이 가장 안정적인 편이지만 방학과 신학기에 따라 계절을 탑니다. 광고비를 2월에 모으는 것이 특히 잘 맞는 구성입니다.

한 가지는 꼭 기억해 두셔야 합니다. 가계가 어려워지면 부모님은 아이의 수학, 영어보다 음악 레슨을 먼저 정리하시는 경우가 많습니다. 아이 수강생이 대부분인 피아노학원이라면 불황기에 매출이 한꺼번에 빠질 수 있다는 것을 장부에 미리 반영해 두셔야 합니다.

성인 취미 수강생이 중심이면 반대 양상이 나옵니다. 본인이 결정하고 본인 돈으로 다니시니 횟수를 줄일지언정 완전히 그만두는 경우는 드뭅니다. 그런데 여름 휴가철과 연말에는 이탈이 몰려서 달마다 오르내림은 가장 큽니다. 그래서 성인 중심 학원은 고정 지출 대비금을 더 넉넉하게 잡습니다. 입시반이 큰 학원은 합격 발표 뒤 2~3월에 수강생이 한꺼번에 빠지니, 그 빈 두 달을 연간 계획에 처음부터 넣어 두셔야 합니다.

07실용음악학원창업, 장부부터 같이 보고 싶으시다면

제가 처음 학원을 열었을 때 이 칸 나누기를 알았다면, 잔고를 보며 임대료를 걱정하던 밤이 훨씬 짧았을 겁니다. 장부를 나눈다고 매출이 바로 오르지는 않습니다. 다만 무엇을 늘리고 무엇을 줄일지 고민하는 시간이 줄어들고, 그 시간을 수강생에게 쓸 수 있게 됩니다.

오늘은뮤직이 처음부터 성인 취미 수강생을 중심으로 판을 짠 것도, 줄어드는 파이가 아니라 커지는 파이 위에서 레슨비 한 줄을 키우고 싶어서였습니다.실용음악학원창업이든 피아노학원창업이든, 지금 쓰고 계신 장부나 예상 지출표가 있다면 가져와 주세요. 어느 줄이 길고 어느 달이 비어 있는지 같이 짚어 보겠습니다.

장부를 세 줄로 나누는 데는 저녁 한 시간이면 충분합니다. 그 한 시간이 첫해 열두 달의 판단을 훨씬 가볍게 만들어 줍니다.