성인 수강생의 퇴원은 출석률에 한 달 먼저 찍힙니다, 학원출결관리시스템을 진단서로 읽어 보세요

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

원장님들과 이야기하다 보면 이런 말씀을 자주 듣습니다. “열심히 하는데 매출이 그대로예요.” 그러면 저는 무엇을 열심히 하셨는지보다 지난달 출석부를 먼저 보여 달라고 합니다.

운영을 열심히 하는데 매출이 제자리라면 어딘가에서 반드시 새고 있습니다. 그런데 새는 곳은 눈에 보이지 않습니다. 보이는 건 숫자뿐입니다. 학원출결관리시스템을 쓰신다면 그 숫자는 이미 쌓여 있습니다. 읽는 법만 정하면 됩니다.

01매출이 제자리일 때 원인은 왜 매번 다른 곳에 있을까요?

같은 ‘매출 정체’라도 원인은 세 갈래로 나뉩니다. 상담은 많이 들어오는데 등록이 적다면 체험과 상담 과정의 문제입니다. 등록은 꾸준한데 원생 수가 그대로라면 들어오는 만큼 나가고 있다는 뜻입니다. 상담 자체가 적다면 알리는 쪽, 마케팅 채널이 부족하거나 근처 학원과의 경쟁에서 밀리는 겁니다.

셋은 처방이 완전히 다릅니다. 이탈이 문제인데 광고비를 늘리면 밑 빠진 독에 물을 더 붓는 셈이 되고, 상담이 문제인데 강사를 바꾸면 수업을 잘하던 엉뚱한 사람이 상처를 받고 떠나는데 정작 새는 곳은 그대로 남습니다. 그래서 숫자를 고객이 우리를 만나는 순서, 유입에서 전환으로, 전환에서 유지로 따라가며 봅니다.

이 글은 그중 마지막, 유지에 관한 이야기입니다. 들어온 수강생이 남아 있는지를 가장 먼저, 가장 정직하게 알려 주는 기록이 출결이기 때문입니다.

02성인 수강생의 퇴원 신호는 언제 처음 보일까요?

성인 취미 수강생이 중심인 학원이라면 유지 지표에 월별 출석률을 꼭 넣으세요. 성인의 이탈은 대개 퇴원 상담으로 오기 전에 출석률이 먼저 떨어지는 모습으로, 한 달쯤 앞서 예고됩니다.

퇴원 의사를 밝힌 다음에 붙잡는 건 어렵지만, 출석이 하나둘 비기 시작한 시점이라면 아직 학원에 마음이 반쯤 남아 있어서 원장님의 연락이 다르게 받아들여질 여지가 있습니다. 그때 안부 한 통, 수업 시간을 옮겨 드릴지 여쭤보는 연락 한 통이 닿을 수 있는 거리입니다.

문제는 이 신호를 사람의 기억으로 잡기가 어렵다는 데 있습니다. 강사는 자기 반만 보고 원장은 상담과 결제에 바쁘다 보니, 이번 달 누가 몇 번 빠졌고 지난달보다 얼마나 줄었는지까지 머릿속에 두고 있는 사람은 학원 안에 사실상 아무도 없습니다. 학원관리프로그램이 출석을 날짜와 함께 남겨 두면, 이번 달 출석률이 지난달보다 떨어진 수강생 목록을 뽑아 보는 일은 몇 분이면 끝납니다. 출결 기능을 고를 때 출석 버튼보다 그 기록을 다시 꺼내 볼 수 있는지를 먼저 보셔야 하는 이유입니다.

03같은 10명을 맡아도 결과가 두 배 벌어지는 자리

출결 기록은 강사별로도 읽힙니다. 첫 번째로 보는 숫자가 강사별 회전율입니다. 같은 10명을 맡아도 수강생이 미루자고 할 때 쉽게 연기해 주는 강사와, 보강을 잡아서라도 수업을 챙기는 강사의 결과는 두 배 차이가 납니다.

회전율은 매출 문제이기 전에 수강생의 문제입니다. 취미는 규칙적으로 수업받고 연습할 때 자리를 잡습니다. 수업이 띄엄띄엄 이어지면 실력이 붙는 걸 본인이 느끼기 어렵고, 느끼지 못하면 그만두기 쉽습니다.

그래서 저는 등록 안내 때부터 이렇게 말씀드리도록 합니다. “불가피하면 연기해 드립니다. 다만 취미는 규칙적으로 수업받고 연습하실 때 실력이 훨씬 빨리 늡니다.” 처음에 이 한마디를 들은 수강생과 듣지 못한 수강생은 석 달 뒤 출석부가 다르게 채워집니다.

04체험 배정 순서를 정하는 숫자, 강사별 재등록률

두 번째로 보는 숫자는 강사별 재등록률입니다. 강사들의 역량은 정말 천차만별이라, 체험 수강생 10명을 배정하면 두 달 뒤 8명을 남기는 강사가 있고 5명을 남기는 강사가 있습니다.

그래서 체험 배정은 순서대로 돌리지 않고 우선순위를 둡니다. 잘 남기는 강사에게 배정을 더 드리고, 숫자가 아쉬운 강사에게는 교육과 격려를 같이 드립니다. 재등록률은 강사를 평가하는 가장 공정한 숫자이기도 합니다. 원장의 인상이 아니라 수강생의 선택이 만든 숫자니까요.

이 숫자는 매달 적고, 분기에 한 번은 강사님과 같이 보시길 권합니다. 체험을 먼저 배정받는 기준을 미리 알려 드리면, 숫자를 보는 자리가 평가받는 자리가 아니라 다음 분기를 같이 계획하는 자리가 됩니다. 재등록률을 급여 단계와 묶는 방법은 학원프로그램으로 급여를 단계로 나누는 법에 정리해 두었습니다.

05월말결산은 다섯 숫자면 충분합니다

거창한 회계 프로그램은 없어도 됩니다. 매달 말, 같은 양식에 다섯 숫자를 적으세요. 신규 문의 수, 체험 수, 등록 수, 퇴원 수, 그리고 매출입니다.

학원관리 프로그램을 쓰고 계시다면 대부분 자동으로 모입니다. 그때 원장님이 할 일은 하나입니다. 프로그램이 집계한 매출이 통장에 실제로 들어온 돈과 맞는지 맞춰 보는 일입니다. 프로그램이 없다면 엑셀 한 장으로 시작하셔도 됩니다. 출석을 프로그램에 찍는 습관이 어떻게 회차와 강사료까지 이어지는지는 원생 30명부터 수첩이 틀리기 시작하는 이야기에 적었습니다.

석 달이 쌓이면 우리 학원의 패턴이 보이기 시작합니다. 1년이 쌓이면 내년 계획을 감이 아니라 데이터로 세울 수 있게 되고, 몇 월에 문의가 줄고 몇 월에 퇴원이 몰리는지를 미리 알고 그 전에 손을 쓸 수 있습니다. 저는 기록하지 않은 달은 경영하지 않은 달이라고 생각합니다.

06아이와 입시생이 많다면 더할 숫자가 다릅니다

아이와 청소년이 중심인 학원이라면 형제 등록 비율과 소개로 들어온 등록 비율을 같이 보세요. 이 두 숫자가 높다면 학부모 신뢰가 쌓이고 있다는 뜻이고, 광고비를 줄여도 되는 학원이라는 뜻이기도 합니다.

입시반이 있다면 모의평가 성적 추이가 곧 유지 지표입니다. 성적을 기록으로 관리하지 않는 입시반은 학부모 상담에서 설명할 근거가 없어 밀리게 됩니다.

07실용음악학원창업, 출결 기록을 처음 쌓기 시작한다면

실용음악학원창업을 준비하고 계시다면 첫 달부터 출석을 날짜와 강사 이름이 붙은 기록으로 남기세요. 첫 석 달은 숫자가 별 의미 없어 보입니다. 그런데 그 석 달이 있어야 넉 달째에 처음으로 ‘이번 달이 이상하다’는 걸 알아챌 수 있습니다.

학원출결관리시스템은 출석을 찍는 도구이기 전에 학원의 건강을 재는 도구입니다. 버튼을 누르는 손은 강사의 몫이지만, 그 기록을 매달 펴서 읽는 눈은 원장님의 몫입니다.

출석 버튼은 하루에도 수십 번 눌립니다. 그 기록을 회차 계산에만 쓰면 학원관리 프로그램의 반만 쓰는 셈입니다. 매달 한 번 출석부를 진단서처럼 펴 보시면, 퇴원 상담이 오기 전에 먼저 전화를 걸 수 있는 학원이 됩니다.