원생 30명부터 수첩이 틀리기 시작합니다. 학원출결관리시스템은 출석 한 번에 회차와 강사료까지 움직여야 합니다

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

학원을 막 여신 원장님들은 처음엔 대부분 수첩이나 엑셀로 시작하십니다. 저도 그게 잘못이라고 생각하지 않습니다. 원생이 적을 때는 그게 오히려 빠릅니다.

문제는 그 방식이 버티는 인원에 끝이 있다는 겁니다. 제 경험으로는 20명에서 30명 사이가 그 경계입니다. 그 선을 넘어가면 어느 날 갑자기 사고가 나기 시작합니다. 오늘은 그 경계를 넘기 전에 학원출결관리시스템을 무엇으로, 어떻게 들여야 하는지 이야기해 보겠습니다.

01수첩으로 버틸 수 있는 인원은 몇 명일까요?

원생 20~30명까지는 수첩과 엑셀로도 학원이 돌아가는데, 원장님 머릿속에 누가 몇 회째인지, 누구 결제일이 다가오는지, 어느 강사님이 이번 달 몇 번 수업했는지가 아직 다 들어 있기 때문입니다. 그런데 그 선을 넘기는 순간부터는 기억이 장부를 따라가지 못합니다.

사고는 대개 이런 순서로 옵니다. 먼저 회차 계산이 어긋납니다. 수강생이 기억하는 회차와 장부의 회차가 하나씩 달라지기 시작하는 겁니다. 다음으로 재등록 시점을 놓칩니다. 마지막 회차가 끝났는데 아무도 결제 안내를 하지 않았고, 그 수강생은 다음 달에 조용히 안 나오십니다. 그리고 강사료 정산이 밀립니다. 강사님마다 이번 달 몇 회를 했는지 원장이 다시 세어야 하니까요.

이 셋은 따로 생기는 문제가 아니라 한 줄로 이어진 문제입니다. 누가 언제 왔는지를 사람의 기억에 맡기는 순간, 그 뒤에 매달린 회차와 결제와 강사료가 줄줄이 같이 흔들립니다.

02출석 버튼 하나에 걸려 있는 것들

그래서 저는 학원관리프로그램의 본질을 이렇게 봅니다. 돈과 회차와 급여는 기계가 계산하게 하고, 사람은 확인하는 일과 수강생과의 관계에만 힘을 쓰게 하는 것입니다.

구조로 풀면 간단합니다. 결제를 등록하면 그 금액이 매출로 잡힙니다. 출석을 찍으면 수강권 회차가 하나 줄어듭니다. 그렇게 회차가 쌓이면 그 수업을 맡은 강사님의 강사료가 계산됩니다. 이 세 단계가 버튼 하나로 이어져 있어야 원장이 월말에 계산기를 두드리지 않아도 됩니다.

이렇게 데이터가 저절로 쌓여야 할 수 있는 일도 있습니다. 저는 등록 후 2주차와 4주차를 수강생 케어 시점으로 잡는데, 누가 지금 2주차인지를 원장이 일일이 세고 있으면 그 시점은 매번 지나가 버립니다. 문의·체험·등록·퇴원·매출 다섯 숫자로 학원을 보는 일도 마찬가지입니다. 출결 데이터가 쌓이지 않으면 숫자로 운영한다는 말은 구호에 그칩니다.

03음악학원이 프로그램을 고를 때 보는 다섯 기준

학원프로그램은 시중에 많습니다. 그런데 보습학원에 맞춰 만든 프로그램은 음악학원 구조를 다 담지 못하는 경우가 많습니다. 음악학원 기준으로 제가 보는 것은 다섯 가지입니다.

첫째, 회차제와 기간제를 함께 다룰 수 있는지입니다. 음악학원에는 주 1회 4회권과 8회권, 기간권이 한 학원 안에 섞여 있습니다. 둘째, 수강권과 강사료가 이어져 있는지입니다. 회차가 소진되는 대로 강사료가 자동으로 계산돼야 정산에서 사고가 나지 않습니다.

셋째, 알림입니다. 결제일 안내와 결석 안내가 자동으로 나가는지 보세요. 원장이 매일 하는 일 가운데 꽤 큰 몫을 덜어 줍니다. 넷째, 통계입니다. 앞에서 말씀드린 다섯 숫자를 뽑아 볼 수 있어야 합니다. 다섯째, 이관입니다. 나중에 프로그램을 바꾸고 싶을 때 지금까지 쌓은 데이터를 밖으로 내보낼 수 있는지 확인하세요. 의외로 여기에서 발목이 잡혀서 마음에 안 드는 프로그램을 몇 년씩 쓰는 학원이 많습니다.

강사 급여를 단계로 나누는 계산을 프로그램에 맡기는 법은 학원프로그램으로 강사 급여를 나누는 이야기에 따로 적어 두었습니다.

04도입 첫 달, 입력 규칙은 강사 첫날 교육에 넣습니다

좋은 프로그램을 골라도 입력이 틀리면 소용이 없습니다. 결제를 등록하지 않고 현금으로 받아 두거나, 바쁜 날 출석을 며칠치 몰아서 찍으면 데이터가 꼬입니다. 꼬인 데이터는 없는 것보다 더 나쁩니다. 틀린 숫자를 믿고 판단하게 되기 때문입니다.

그래서 도입 첫 달에 원장과 강사 전원이 입력 규칙을 하나로 맞춰야 합니다. 언제, 누가, 무엇을 입력하는지를 정해 두는 겁니다. 저희는 새 강사님이 오시면 첫 출근 날 반나절을 교육에 쓰는데, 수강생 호칭과 말투, 수업을 시작하고 마치는 순서, 수업일지 쓰는 법, 지각과 결강이 생겼을 때의 절차를 이날 함께 전합니다. 출결을 언제 찍는지도 이 교육 안에 들어가야 합니다.

“수업 끝나고 꼭 찍어 주세요”라는 말만으로는 기준이 되지 않습니다. 글로 적혀 있어야 기준이 됩니다. 그리고 그 규칙은 원장이 먼저 지켜야 합니다. 강사님께 출석을 제때 찍으라고 하면서 원장이 현금 결제를 장부에 안 올리면, 그 규칙은 한 달을 못 갑니다.

마지막으로 월말에 한 번, 프로그램이 집계한 매출과 통장에 실제로 들어온 돈이 맞는지 맞춰 보세요. 이 습관까지 붙어야 학원이 숫자로 굴러가는 사업체가 됩니다.

05성인 취미와 아이와 입시생, 필요한 기능은 같을까요?

같은 음악학원이라도 누구를 주로 가르치느냐에 따라 프로그램에서 꼭 봐야 할 기능이 달라집니다.

성인 취미반이 중심이라면 회차 이월이 유연한지가 가장 중요합니다. 성인 수강생은 수업을 미루는 연기나 수강권을 잠시 멈추는 홀딩이 잦기 때문에, 그때마다 회차가 깔끔하게 넘어가지 않는 프로그램은 매번 원장이 손으로 고쳐야 합니다. 아이와 청소년이 중심이라면 등하원 알림이 사실상 필수입니다. 학부모에게 아이가 도착했다는 문자 한 통이 가는 것만으로 학원에 대한 신뢰가 생깁니다.

입시반은 관리할 인원이 적은 대신 학생 한 명에 대한 기록이 깊어야 합니다. 상담 내용과 성적 이력을 학생별로 남길 수 있는 메모 구조가 있는지 보세요. 어떤 수강생을 받을지부터 정하는 이야기는 저녁 8시를 누구에게 줄지 고르는 이야기에서 다뤘습니다.

+실용음악학원창업을 준비 중이라면

실용음악학원창업을 준비하신다면 학원출결관리시스템은 원생이 30명이 된 뒤가 아니라 첫 원생을 받기 전에 정해 두시길 권합니다. 처음부터 프로그램에 입력하는 습관을 들이면 나중에 수첩 내용을 옮기는 수고도, 옮기다 생기는 오류도 없습니다.

강사 면접을 오픈 한 달 반 전쯤부터 보고 오픈 2주 전까지 교육을 마치는 일정으로 준비한다면, 출결 입력 규칙도 그 교육 안에 같이 넣어 두세요. 첫 수업부터 데이터가 제대로 쌓이기 시작합니다.

학원관리를 프로그램에 맡긴다는 건 원장이 손을 놓는다는 뜻이 아닙니다. 계산에 쓰던 시간을 수강생 얼굴을 보는 시간으로 옮긴다는 뜻입니다. 그 시간을 2주차와 4주차의 수강생에게 쓰실 수 있다면, 프로그램 값은 충분히 하고 남습니다.