“지난주에 어디까지 했죠?” 한마디를 없애려고, 학원출결관리시스템에 55분 규칙을 붙였습니다

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

먼저 고백부터 하겠습니다. 저도 처음 학원을 운영할 때는 출석이 잘 찍히면 수업이 잘 돌아가는 줄 알았습니다. 그런데 출석률이 멀쩡한 달에 수강생이 빠지는 일이 생겼고, 이유를 찾다 보니 문제는 출석 칸이 아니라 그 옆의 빈 칸에 있었습니다.

수업이 몇 시에 시작됐는지, 마지막 5분을 어떻게 썼는지, 그날 일지가 남았는지는 어디에도 적혀 있지 않았던 겁니다. 그래서 학원출결관리시스템을 고르거나 쓰실 때, 출석 말고 무엇을 같이 남길지를 먼저 말씀드리려고 합니다.

01출석은 잘 찍히는데, 수업은 왜 안 보일까요?

출결 화면에서 원장님이 확인하는 것은 대개 오늘 몇 명이 왔는가와 이번 달 회차가 몇 번 남았는가, 이 두 가지인데, 둘 다 꼭 필요한 숫자이면서 동시에 수업이 모두 끝난 뒤에야 비로소 확정되는 숫자이기도 합니다.

그런데 수강생이 재등록을 결정하는 순간은 출석 칸에 찍히지 않습니다. 정각에 수업이 시작됐는지, 도착했을 때 어디서 기다리고 어느 방으로 가야 하는지 안내를 받았는지, 나갈 때 한마디를 들었는지가 쌓여서 결정됩니다. 성인 수강생은 대부분 수업 직후의 기분으로 다음 달을 정하십니다.

그래서 저는 학원관리 프로그램을 볼 때 ‘출석을 얼마나 편하게 찍느냐’보다 ‘출석 옆에 수업의 흔적을 얼마나 쉽게 남길 수 있느냐’를 먼저 봅니다. 출석만 찍는 도구는 어느 것이든 비슷하고, 정말 차이가 나는 곳은 그 옆에 놓인 칸을 얼마나 쉽게 채울 수 있느냐 하는 부분이라고 저는 생각합니다.

0255분 수업의 시계를 출결 기록 옆에 두면 무엇이 보일까요?

저희는 수업 시간에 규칙 세 개를 두는데, 수업은 정각에 시작하고, 수업은 55분이며, 50분이 되면 새 내용을 열지 않고 마무리로 들어간다는 것이 전부입니다.

정각의 뜻부터 맞춰 둡니다. 정각은 준비를 시작하는 시간이 아니라 수업이 시작되는 시간입니다. 악기 세팅과 악보, 장비는 그 전에 끝나 있어야 하고, 수강생이 문을 열었을 때 강사가 첫 음을 낼 수 있어야 합니다. 도착한 수강생이 어디서 기다리고 어느 방으로 가는지는 강사가 직접 안내합니다. 원장은 상담 중일 수 있으니 공간 안내는 강사의 몫입니다.

그리고 50분부터는 새 내용을 열지 않습니다. 마지막 5분은 오늘 수업의 피드백과 정리, 일지에 쓸 내용을 머릿속에서 한 번 정돈하는 시간으로 반드시 남겨 둡니다. 이 5분이 사라지는 수업은 수강생에게 ‘끊기듯 끝난 수업’으로 기억됩니다.

프로그램에 이걸 어떻게 담느냐고 물으시면 방법은 단순합니다. 출석을 찍는 같은 줄에 ‘정각 시작 여부’ 한 칸과 ‘마무리 5분 확보 여부’ 한 칸을 두는 겁니다. 체크만 하셔도 충분하고, 한 달이 지나면 강사마다, 요일마다 어디서 밀리는지가 보입니다. 오후 늦은 시간에 앞 수업이 길어져 뒤 수업이 줄줄이 밀리는 자리가 있다면, 그건 강사 문제가 아니라 시간표 문제입니다.

03“지난주에 뭐 했죠?”를 없애는 일지는 당일에 씁니다

저희 강사 교육의 첫 시간에 금지어를 하나 정합니다. “지난주에 어디까지 했죠?”입니다. 강사 입장에서는 자연스러운 질문이지만, 수강생 귀에는 ‘내 수업을 기억하지 못하는구나’로 들립니다. 수강생은 강사의 연주 실력을 정확히 가늠하기는 어려워도, 나를 기억해 주는지는 첫 1분 안에 느낍니다.

이 금지어를 가능하게 하는 장치가 당일 일지입니다. 오늘 레슨 내용, 다음 레슨 준비, 잘한 점과 부족한 점 이 네 가지를 수업이 끝난 바로 그날 남겨야 하는데, 하루 이틀만 미뤄도 기억이 아니라 상상으로 쓰게 되기 때문입니다.

여기서 출결 시스템이 쓸모를 보입니다. 출석 건수와 일지 건수를 같은 달력에 놓고 보시면 ‘출석은 있는데 일지가 없는 날’이 한눈에 잡힙니다. 그 빈 날이 특정 요일에 몰려 있다면 그날은 강사에게 쓸 틈이 없는 시간표라는 뜻입니다.

일지 칸은 적을수록 오래 가서 곡과 구간, 잘된 것 한 가지, 막힌 원인 한 줄, 수강생이 한 말. 이 정도면 바쁜 날에도 채워지고, 손이 덜 가는 만큼 한 달이 지나도 같은 모양으로 쌓입니다. 막힌 원인은 ‘고음이 안 됨’처럼 현상으로 쓰지 않고 ‘호흡 조절을 아직 모름’처럼 원인으로 쓰게 하세요. 그래야 다음 수업의 첫 10분이 정해집니다.

044회차에는 영상 한 컷, 재등록 날에는 한마디

출결 시스템이 회차를 세어 주는 이유는 수강료 정산만이 아닙니다. 회차는 수업의 마디이기도 합니다. 저희는 4회차마다 영상이나 사진을 한 번 남깁니다. 학원 입장에서는 홍보 자산이고, 강사 입장에서는 ‘○○ 선생님의 수강생’으로 나가는 개인 포트폴리오입니다. 강사에게도 이득이라는 점을 설명하면 협조하는 정도가 완전히 달라지는데, 저희도 이 설명을 먼저 하고 나서야 기록물이 꾸준히 올라오기 시작했습니다.

재등록도 같은 방식으로 봅니다. 결제를 확정하는 것은 원장의 몫이지만, 시점을 가볍게 상기시키는 것은 강사의 몫입니다. “오늘이 재등록 날이시던데, 다음 달도 같이 열심히 해봐요. 원장님께 안내 부탁드릴게요.” 정도의 한마디면 됩니다. 이 말이 나오려면 강사가 수업 시작 전에 오늘이 그 회차라는 걸 알고 있어야 하고, 그걸 알려 주는 곳이 출결 화면입니다.

이 한마디가 얼마의 값인지는 이렇게 가늠해 보실 수 있습니다. 가정을 해 보겠습니다. 월 15만 원을 내시는 수강생 한 분이 ‘선생님이 나를 기억해 준다’는 이유로 여섯 달을 더 다니시면 90만 원입니다. 강사님이 세 분이고 각자 그런 분이 한 명씩만 더 남으면 270만 원입니다. 숫자는 가정이지만, 3분의 일지와 5분의 마무리가 결국 어디에 쓰이는지를 강사에게 설명할 때에는 이 계산이 가장 잘 통하고, 원장이 시켜서 하는 일이 아니라 내 수강생을 남기는 일이라는 감각을 만들어 줍니다.

05같은 칸도 성인·아동·입시는 다르게 읽습니다

같은 출결 화면이라도 어느 수강생을 보느냐에 따라 눈여겨볼 칸이 다릅니다.

성인 취미반은 배웅과 재등록 연결이 매출에 직결됩니다. 수업 끝에 문 앞까지 나와 오늘의 칭찬 한 줄과 다음 시간 기대를 건네는 강사의 반이, 재등록 회차에 더 조용히 이어집니다.

아동·청소년반은 일지가 학부모에게 가는 자료가 됩니다. 일지를 학부모 발송용으로 한 번 더 다듬는 과정을 만들어 두면 그 자체가 다른 학원이 쉽게 따라오지 못하는 서비스가 됩니다. 4회차 영상은 성장 영상으로 쓰기에 가장 좋은 재료입니다.

입시반은 일지가 월간 성과 리포트의 원자료라서 연습량, 과제 수행, 모의평가 결과까지 항목을 넓혀서 적게 하시되, 칸을 한꺼번에 늘리지 마시고 입시반 일지에만 ‘다음 과제’ 한 칸을 더하는 정도로 시작하는 편이 좋습니다.

+실용음악학원창업 첫해, 프로그램을 고르는 중이시라면

첫해에는 강사가 한두 분이라 굳이 기록 칸이 필요하겠냐 싶으실 수 있습니다. 하지만 습관은 규모가 작을 때 들여야 합니다. 세 명이 되고 나서 정각 규칙을 처음 말씀하시면 이미 반은 각자의 방식이 굳어 있습니다.

실용음악학원창업을 준비하시면서 학원프로그램을 비교하고 계시다면, 기능 목록보다 이 세 가지를 시연 화면에서 직접 눌러 보세요. 출석을 찍는 줄에 메모나 체크 칸을 붙일 수 있는가, 출석 건수와 일지 건수를 같은 달력에서 볼 수 있는가, 회차가 다 된 날 강사 화면에 표시가 뜨는가. 없는 칸은 엑셀 한 장이 대신해도 됩니다. 규칙이 먼저 서 있어야 도구가 제 값을 하고, 규칙 없이 고른 도구는 화면만 바빠질 뿐 강사의 하루는 그대로입니다.

규칙을 먼저 문서로 정하는 방법은 프로그램을 고르기 전에 쓸 표준 문서에, 강사의 기록을 쌓는 방법은 강사 기록부터 남기는 이야기에 따로 적어 두었습니다.

솔직히 말씀드리면 이 규칙을 다 세워도 어떤 달은 정각이 무너지고 일지가 비는 날이 생깁니다. 저희도 그렇습니다. 다만 무너진 날이 어디인지 보이면 다음 달에 고칠 곳이 생기고, 보이지 않으면 수강생이 빠지고 나서야 알게 됩니다. 정각 시작, 55분, 문 앞 배웅, 당일 일지, 이 네 가지가 무너지지 않으면 강사의 하루는 완성됩니다.