“처음엔 10분 일찍 오던 선생님인데요” 무료학원관리프로그램을 고르기 전에 강사 기록부터 남기세요

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

먼저 말씀드리면 저도 강사 관리를 잘해 온 사람이 아닙니다. 오히려 사람 문제로 비싼 수업료를 낸 쪽에 가깝습니다. 그래서 오늘 글은 요령을 자랑하는 글이 아니라, 실수를 줄이려고 만든 순서에 대한 이야기입니다.

상담에서 가장 자주 듣는 말이 이겁니다. “처음엔 10분 일찍 오던 선생님인데요, 요즘은 5분씩 늦으세요.” 그러면 저는 되묻습니다. 그동안 그 선생님께 기준을 다시 말씀드린 적이 있으신가요.

오늘은 학원관리 중에서도 강사 관리를 다룹니다. 요즘 무료학원관리프로그램부터 알아보시는 원장님이 많은데, 어떤 도구를 쓰든 먼저 정해야 할 것이 있어서 그 이야기도 같이 드리겠습니다.

01채용, 교육, 관리, 해임은 한 바퀴로 이어집니다

많은 원장님이 강사 문제를 채용 문제로만 보십니다. 좋은 사람을 뽑으면 끝이라고요. 그런데 현장에서 보면 강사 관리는 직선이 아니라 바퀴에 가깝습니다. 뽑고, 가르치고, 기준을 지키게 돕고, 그래도 안 되면 내보내고, 그 자리에 더 맞는 사람을 다시 모시는 순서가 계속 돕니다.

이 바퀴가 잘 돌아가는 학원은 시간이 갈수록 강사진이 단단해집니다. 반대로 어느 한 칸이 막히면 나머지가 같이 멈춥니다. 교육 없이 뽑기만 하면 관리할 기준이 없고, 기준이 없으니 해임도 감정싸움이 되고, 감정싸움으로 떠난 자리를 급하게 채우다 보면 다시 맞지 않는 사람을 들이게 됩니다.

채용 기준은 한 줄로 충분합니다. 내가 수강생이라면 이 선생님께 배우고 싶은가. 연주 실력과 경력은 이 질문에 답하기 위한 참고 자료일 뿐이고, 우리 학원이 가려는 방향을 같이 갈 수 있는 사람인지가 진짜 기준입니다. 저희는 강사 한 분을 모시기 위해 최소 일곱 분에서 열 분을 만납니다.

타깃에 따라 보는 것도 달라집니다. 성인 취미 학원이라면 실력보다 대화가 통하는 사람이 먼저입니다. 성인 수강생은 선생님과의 호흡 때문에 남고, 같은 이유로 떠나시거든요. 아이들을 가르친다면 아이 수업 경험과 학부모 응대 태도를 같이 봐야 하고, 입시라면 실적과 최신 입시 정보가 기준이 됩니다.

02같은 사람이 왜 아르바이트생처럼도, 프로처럼도 일할까요?

음악하시는 분들은 개성이 뚜렷한 경우가 많습니다. 그 개성은 수업의 큰 장점이지만, 학원이라는 조직 안에서는 기준이 없으면 각자 다른 방향으로 흩어지기 쉽습니다. 그래서 입사 초기에 무엇을 보여 주느냐가 그분의 1년을 꽤 많이 정합니다.

똑같은 실력의 강사도 첫 주에 아무 안내 없이 시간표만 받은 분과, 좋은 레슨이 무엇인지 우리 학원의 기준을 듣고 시작한 분은 다르게 일하는데, 앞쪽은 시간당 수업을 채우러 오는 아르바이트처럼, 뒤쪽은 자기 수강생을 책임지는 전문 강사처럼 움직이는 경우가 많습니다.

기준은 말보다 글이 힘이 셉니다. 수강생에게 친절하게 해 주세요, 같은 말은 사람마다 다르게 알아듣습니다. 출근 시간, 수업 시작과 끝을 어떻게 맺는지, 수강생에게 피드백을 어떤 식으로 남기는지까지 한 장에 적어 드리면 그때부터 그게 기준이 됩니다.

강사 계약과 정산 구조를 처음 짜시는 분이라면 레슨강사에서 원장으로, 창업 전에 계산할 숫자를 먼저 보시면 이 단계가 수월해집니다.

03처음 10분 일찍 오던 선생님이 5분씩 늦기 시작했다면

교육은 한 번으로 끝나지 않습니다. 첫 달에는 수업 10분 전에 와서 방을 정리하던 분이 몇 달 지나면 5분씩 늦기 시작하고, 처음엔 깍듯하던 말투도 조금씩 풀어집니다. 그분이 나쁜 사람이라서가 아닙니다. 사람은 누구나 시간이 지나면 처음의 긴장이 풀립니다.

그래서 저는 관리를 감시라고 생각하지 않습니다. 흐트러진 기준을 다시 세워 드리는 일에 가깝습니다. 원장님이 아무 말도 하지 않으면 강사분 입장에서는 지금 모습이 괜찮다는 신호로 받아들이게 되고, 그렇게 몇 달이 쌓인 다음에 꺼내는 이야기는 기준 안내가 아니라 갑작스러운 질책으로 들리게 됩니다.

이 지점에서 많은 원장님이 망설이십니다. 한 번 늦은 걸로 말을 꺼내기가 쪼잔해 보일까 봐서요. 그런데 작을 때 말하는 게 서로에게 가장 덜 아픕니다. 다음 장에서 그 방법을 네 가지로 나눠 보겠습니다.

04기준을 다시 세우는 네 가지 원칙, 빠르게·행동만·일관되게·잘한 것도

첫째, 빠르고 작게 말합니다. 지각이 두어 번 반복됐을 때 가볍게 짚으면 짧은 대화로 끝납니다. 한 달을 참았다가 쌓인 걸 한꺼번에 꺼내면 같은 내용도 큰 충돌이 됩니다.

둘째, 사람이 아니라 행동을 말합니다. 선생님은 요즘 성의가 없으시네요, 라고 하면 상대는 방어부터 합니다. 이번 주에 수업 시작이 세 번 늦었습니다, 라고 하면 이야기가 해결 쪽으로 갑니다.

셋째, 누구에게나 같은 기준을 씁니다. 오래 함께한 강사님에게는 넘어가고 새로 온 분에게만 엄격하면, 원장님 말의 무게가 사라지고 강사진 사이에 불신이 자랍니다.

넷째, 잘한 것도 똑같이 짚습니다. 수강생 피드백을 꼼꼼히 남긴 날, 결석한 수강생에게 먼저 연락한 날을 보셨다면 그날 바로 말씀해 주세요. 인정받은 행동은 반복되고, 인정받는다고 느끼는 강사는 오래 남습니다. 근속에 따라 처우를 어떻게 나눌지는 학원프로그램으로 강사 급여를 단계로 나누는 법에 따로 정리해 두었습니다.

05해임은 감정이 아니라 기록으로 하세요

충분히 말씀드리고 기회를 드렸는데도 달라지지 않는다면 결정을 하셔야 합니다. 가능성이 보이지 않는 분께 계속 자리를 드리는 건 배려처럼 보여도, 그 자리에서 더 잘할 수 있는 다른 분의 기회를 막는 일이기도 합니다.

다만 해임은 반드시 과정의 끝이어야 합니다. 교육하고, 기준을 다시 말씀드리고, 개선을 분명히 요청한 다음의 결정이어야 해요. 그리고 그 과정이 기록으로 남아 있어야 합니다. 느낌상 별로라는 이유가 아니라 어떤 약속이 언제, 몇 번 지켜지지 않았는지가 적혀 있어야 강사분도 결과를 납득하실 수 있고, 혹시 나중에 다툼이 생기더라도 학원이 그 기록으로 보호받을 수 있습니다.

절차도 꼭 확인하세요. 강사분이 4대보험에 가입한 근로자인지, 3.3%를 떼는 프리랜서인지에 따라 밟아야 할 순서가 완전히 달라집니다. 근로자라면 근로기준법의 절차를 지켜야 하고, 이를 어기면 부당해고 분쟁으로 번질 수 있습니다. 조금이라도 애매하면 노무사와 먼저 상의하세요. 몇십만 원의 자문료가 몇천만 원짜리 분쟁을 막아 줍니다.

해임한 뒤에는 교육청 신고도 남아 있습니다. 채용 때와 마찬가지로 해임일로부터 보통 15일 이내, 지역에 따라 10일 이내에 나이스 대국민서비스의 학원강사관리 메뉴에서 신고합니다. 그리고 마지막 인사까지 예의를 지키세요. 음악하는 동네는 생각보다 좁아서, 거칠게 끝낸 관계는 언젠가 소문으로 돌아옵니다.

제가 위탁으로 운영을 맡았던 학원 중에 이 바퀴가 완전히 멈춘 곳이 있었습니다. 첫날 교육도, 글로 적힌 기준도 없이 사람만 바뀌었고, 관리자도 5개월 사이에 세 번 바뀌었습니다. 새로 오신 분들의 80% 이상이 한 달 만에 떠났고, 그 학원은 반년을 버티지 못하고 문을 닫았습니다. 손실은 최소 5,000만 원이었습니다.

06무료학원관리프로그램을 고르기 전에 무엇을 기록할지부터 정할까요?

학원관리프로그램을 알아보시는 원장님들께 제가 꼭 드리는 질문이 있습니다. 그 프로그램에 무엇을 남기실 건가요. 기능 목록을 비교하기 전에 이 답이 먼저 있어야 합니다.

강사 관리의 바퀴를 돌리려면 최소한 세 가지가 날짜와 함께 남아야 합니다. 강사별 출결과 수업 기록, 수강생에게 남긴 피드백, 그리고 원장님이 기준을 다시 말씀드린 날과 내용입니다. 앞의 두 가지는 학원출결관리시스템이나 무료학원관리프로그램으로도 상당 부분 남길 수 있고, 마지막 하나는 어떤 도구를 쓰든 원장님이 직접 적어야 합니다.

도구를 먼저 고르면 도구가 허락하는 것만 기록하게 됩니다. 반대로 무엇을 남길지부터 정해 두면, 그 목록을 들고 프로그램을 비교할 수 있습니다. 출석 한 번이 회차와 강사료까지 이어지는 구조가 왜 중요한지는 학원출결관리시스템은 출석 한 번에 회차와 강사료까지 움직여야 합니다에서 따로 다뤘습니다.

+실용음악학원창업 첫 팀이 그해 분위기를 정합니다

실용음악학원창업을 준비 중이시라면 첫 강사진을 특히 신중하게 모시세요. 첫 팀은 원장님 다음으로 학원의 온도를 정하고, 그분들이 만든 분위기가 나중에 오시는 분들의 기준이 됩니다.

그리고 첫 출근 날부터 기록을 시작하세요. 바퀴는 처음부터 굴려야 덜 무겁습니다.

솔직히 말씀드리면 사람을 내보내는 일은 지금도 어렵습니다. 몇 번을 해도 익숙해지지 않더군요. 다만 그 결정 앞에 기록이 쌓여 있으면 적어도 스스로에게 설명할 수 있고, 그게 다음 사람을 더 잘 모시는 힘이 됩니다. 강사 관리는 결국 원장님이 혼자 짊어지는 일이라서, 혼자 짊어지기 쉬운 순서를 만들어 두는 게 중요합니다.