강사가 세 명이 되면 학원도 세 개가 됩니다, 무료학원관리프로그램을 깔기 전에 쓸 표준 문서

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

창업을 준비하는 원장님들께서 "무료학원관리프로그램 중에 쓸 만한 게 뭐가 있을까요?"라고 물으실 때가 있습니다. 좋은 질문입니다. 다만 저는 그 질문 앞에 하나를 먼저 여쭙습니다. "그 프로그램에 무엇을 같은 방식으로 기록하실 건가요?"

프로그램은 정해 둔 방식을 빠르게 돌려 주는 도구입니다. 정해 둔 방식이 없으면 프로그램은 강사마다 다른 방식을 그대로 빠르게 기록할 뿐입니다. 실용음악학원창업 첫해에 꼭 만들어 두셨으면 하는 것이 그래서 표준 문서입니다.

01강사 세 명이면 왜 학원이 셋처럼 느껴질까요?

강사가 한 명일 때는 원장님이 곧 학원입니다. 그런데 셋이 되면 이야기가 달라집니다. A선생님 수업을 듣는 분과 B선생님 수업을 듣는 분이 서로 다른 학원을 다니는 것처럼 느낀다면, 수강생이 경험하는 건 학원이 아니라 누구를 만나느냐에 달린 운입니다.

서비스가 들쭉날쭉하면 신뢰도 같은 폭으로 들쭉날쭉합니다. 그리고 정해 둔 기준이 없으면 작은 판단까지 전부 원장님께 올라오기 때문에, 원장님이 하루만 자리를 비워도 학원이 멈추고 강사들은 원장님이 돌아올 때까지 결정을 미뤄 두게 됩니다.

표준이라고 하면 프랜차이즈 본사나 쓰는 말처럼 들리지만 그렇지 않습니다. 강사 세 명짜리 교습소에도 필요하고, 사실 그 규모에서 가장 먼저 필요합니다. 거창한 매뉴얼이 아니라 다섯 장짜리 문서면 충분합니다.

02프로그램은 표준을 담는 그릇입니다

학원관리프로그램이 해 주는 일은 대부분 기록과 알림입니다. 출석을 찍고, 회차를 세고, 결제일을 알려 주고, 수업일지를 모아 둡니다. 이 기능들이 제 값을 하려면 무엇을, 언제, 어떤 양식으로 기록할지가 먼저 정해져 있어야 합니다.

그 순서가 바뀌면 이런 일이 생깁니다. 한 선생님은 수업일지를 한 줄로 쓰고, 다른 선생님은 한 문단으로 쓰고, 또 다른 선생님은 비워 둡니다. 프로그램 안에 기록은 쌓이는데 서로 비교할 수 없으니 숫자가 되지 않습니다.

무료학원관리프로그램이든 유료든 이 점은 같습니다. 그래서 저는 프로그램을 고르는 날보다 표준 문서를 쓰는 날을 앞에 둡니다. 문서가 있으면 어떤 프로그램이 우리 학원에 맞는지도 그 문서를 들고 비교할 수 있습니다. 프로그램을 고르는 다섯 기준은 원생 30명부터 수첩이 틀리기 시작한다는 이야기에 따로 적어 두었습니다.

03응대·사람·콘텐츠·운영, 누가 맡아도 같은 학원

첫 장은 응대 표준입니다. 수강생을 부르는 호칭과 말투, 체험 상담을 어떤 단계로 진행하는지, 등록 뒤 2주차와 4주차에 어떤 안부를 건네는지, 불만이 들어오면 어떤 순서로 대응하는지를 적습니다. 목표는 하나입니다. 누가 전화를 받아도 같은 온도가 나오게 하는 것입니다.

둘째 장은 사람 표준입니다. 강사를 뽑을 때 던지는 질문, 첫날 교육에서 다루는 내용, 강사가 매일 지키는 루틴, 평가 기준을 적습니다. 저는 채용할 때 "내가 고객이라면 이 사람에게 배우고 싶은가"를 기준으로 두고, 평가는 재등록률 같은 숫자로 봅니다. 같은 질문으로 뽑고, 같은 내용으로 가르치고, 같은 기준으로 평가하면 품질이 사람에 따라 흔들리지 않습니다.

셋째 장은 콘텐츠 표준입니다. 브랜드 색과 글꼴, 어느 채널에 먼저 올리는지, 얼마나 자주 올리는지, 짧은 영상 주제를 어떤 순서로 돌리는지를 적어 둡니다. 어떤 게시물을 봐도 우리 학원이라는 걸 알아볼 수 있게 하려는 것입니다.

넷째 장은 운영 표준입니다. 위생과 청소 체크리스트, 결제와 환불 규정, 운영 시간과 행사 주기를 적습니다. 이걸 문서로 두지 않으면 환불 문의가 들어올 때마다, 행사를 앞둘 때마다 원장님과 강사들이 둘러앉아 지난번에는 어떻게 했는지 기억을 더듬으며 같은 회의를 처음부터 다시 하게 됩니다.

04기록 표준이 있어야 숫자가 데이터가 됩니다

다섯째 장이 학원관리프로그램과 가장 가깝게 붙어 있는 기록 표준입니다. 수업일지 양식, 월말에 보는 다섯 숫자, 그리고 퇴원하는 분이 왜 그만두는지 남기는 방식을 정합니다.

양식이 통일되어야 기록이 데이터가 됩니다. 퇴원 사유를 어떤 선생님은 "바빠서"라고 쓰고 어떤 선생님은 아예 안 쓰면, 1년이 지나도 우리 학원에서 사람이 왜 빠져나가는지 알 수 없습니다. 반대로 사유를 고를 항목을 미리 정해 두면, 몇 달만 쌓여도 어느 과목, 어느 시간대에서 새는지가 보입니다.

학원출결관리시스템을 도입하신다면 이 다섯째 장을 프로그램 설정 화면 옆에 펴 놓고 칸을 하나씩 맞춰 보세요. 수업일지 항목, 퇴원 사유 선택지, 월말에 뽑을 숫자가 프로그램 안에 그대로 들어가 있어야 강사들이 따로 생각하지 않고 같은 방식으로 기록합니다.

05수강생 명단은 누가 볼 수 있나요?

표준 문서, 상담 스크립트, 커리큘럼, 수강생 데이터는 모두 학원의 영업 자산입니다. 그리고 이 자산은 지키지 않으면 나갑니다. 강사가 그만두면서 수강생 명단을 가지고 나가 근처에 교습소를 여는 일은 실제로 일어납니다.

그래서 세 가지를 같이 챙깁니다. 강사 계약서에 비밀유지와 경업에 관한 조항을 넣고, 수강생 정보에 누가 접근할 수 있는지 권한을 나누고, 핵심 문서는 원장님이 직접 보관합니다.

학원관리프로그램을 고를 때 이 대목을 꼭 확인하세요. 강사 계정에서 수강생 연락처 전체가 보이는지, 자기 담당 수강생만 보이는지, 명단을 파일로 내려받을 수 있는 계정이 누구인지. 무료학원관리프로그램을 비교할 때도 기능 개수보다 이 권한 설정을 먼저 보시는 편이 낫습니다.

06성인 취미, 아이, 입시생 — 먼저 쓸 한 장

다섯 장을 한 번에 다 쓰기 어렵다면, 수강생 구성에 따라 먼저 쓸 장을 고르세요. 성인 취미 수강생이 많다면 응대 표준이 첫 장입니다. 성인 수강생은 강사나 데스크의 말 한마디에 담긴 온도 차이를 가장 예민하게 느낍니다.

아이와 청소년이 많다면 운영 표준에 학부모 소통 기준을 한 꼭지 더하세요. 진도를 얼마나 자주 공유하는지, 상담 요청에 언제까지 답하는지, 안전 문자는 어떤 경우에 보내는지까지 적어 둡니다. 학부모 응대가 강사마다 다르면 학부모님들은 반드시 서로 비교합니다.

입시생이 많다면 기록 표준이 첫 장입니다. 수업일지와 모의평가, 연습량 기록이 쌓이면 그 자체가 커리큘럼 자산이 되고, 잘 가르치는 강사 한 명이 떠나더라도 학원이 흔들리지 않게 받쳐 주는 안전장치가 됩니다.

07실용음악학원창업, 학원관리프로그램을 고르고 계시다면

다섯 장이 있으면 신입 강사 교육이 반나절이면 끝나고, 원장님이 자리를 비워도 학원이 돌아갑니다. 나중에 2호점을 내거나 학원을 넘길 때도 차이가 납니다. 시스템이 있는 학원과 원장님 혼자의 솜씨로 도는 학원은 매물 가격부터 다르게 매겨집니다.

프로그램은 그다음입니다. 문서를 들고 프로그램을 보면 어떤 칸이 필요하고 어떤 기능이 남는지가 바로 보입니다. 강사 기록을 무엇부터 남길지는 처음엔 10분 일찍 오던 선생님 이야기에 이어서 적어 두었습니다.

좋은 프로그램은 정해 둔 방식을 빠르게 돌려 줍니다. 정해 둔 방식이 없으면 들쭉날쭉함을 빠르게 돌릴 뿐입니다. 원장님이 없어도 같은 학원이 돌아가게 만드는 것, 그게 시스템이고 그 시스템이 결국 학원의 값을 정합니다.