음악보다 기록과 기한, 학원프로그램은 원장 업무 다섯 칸에 맞춰 고르세요

안녕하세요, 오늘은뮤직 마승일입니다.

먼저 고백하면 저도 첫 학원을 할 때 이 부분을 하나씩 부딪히며 배웠습니다. 레슨은 자신 있었는데, 어디에 무엇을 언제까지 내야 하는지는 물어볼 곳이 없었습니다. 그때 알게 된 게 있습니다. 원장이 하는 일의 절반은 음악이 아니라 기록과 기한이라는 겁니다.

상담에서도 비슷한 질문을 자주 받습니다. “대표님, 학원프로그램은 어떤 걸 쓰면 되나요?” 저는 프로그램 이름을 말씀드리기 전에 되묻습니다. 원장님이 하루에 하는 일을 몇 칸으로 나눠 보셨느냐고요. 실용음악학원창업을 준비하신다면 도구보다 그 칸 나누기가 먼저입니다.

01원장은 누구 편에 서는 사람일까요?

원장은 네 가지를 관리합니다. 학원을, 수강생을, 강사를, 그리고 자기 자신을요. 어려운 건 이 넷 사이의 균형입니다. 수강생 쪽으로 기울면 강사와 학원에 부담이 쌓이고, 강사 쪽으로 기울면 수강생과 학원이 손해를 봅니다.

예를 들어 수강생이 선생님을 바꿔 달라고 하고, 선생님은 자기 잘못이 아니라고 말하는 날이 옵니다. 무조건 수강생 손을 들어 주면 강사들이 원장을 믿지 않게 되고, 무조건 강사를 감싸면 수강생이 조용히 떠납니다.

그래서 원장의 일은 사실을 확인하고, 정해 둔 기준으로 판단하고, 양쪽이 납득할 처리를 하는 것입니다. 그런데 사실을 확인하려면 기록이 있어야 합니다. 그 수강생이 몇 번 결석했는지, 진도가 어디까지 나갔는지, 지난달 상담에서 무슨 말이 오갔는지가 남아 있지 않으면 판단은 결국 목소리가 큰 쪽으로 기웁니다.

제가 학원관리를 이야기할 때 프로그램을 빼놓지 않는 이유가 여기 있습니다. 프로그램은 원장 대신 판단해 주지 않습니다. 다만 원장이 한편에 서지 않고 판단할 수 있게 근거를 남겨 줍니다.

02시설 불편은 10명 중 한둘만 말합니다

원장의 업무는 다섯 칸으로 나뉩니다. 사무, 시설, 마케팅, 인사, 수강생 관리. 이 다섯을 고르게 굴리는 것이 곧 운영을 잘한다는 뜻이고, 한 칸이라도 비면 학원은 좋은 상태를 오래 유지하지 못합니다.

첫 칸인 사무는 기록하고, 확인하고, 전달하는 일입니다. 결제 안내, 급여 정산, 각종 문서가 여기 들어갑니다. 특히 금액과 날짜와 명단처럼 한 번 잘못 나가면 바로 신뢰가 깨지는 항목은 보내기 전에 반드시 한 번 더 봅니다. 반복되는 일은 양식으로 만들어 실수를 줄이고, 주고받은 말은 기록으로 남겨 다툼을 막습니다.

두 번째 칸인 시설은 의외로 기록이 가장 부족한 칸입니다. 학원은 본질적으로 시설업이라서, 출근할 때 내 공간이 아니라 손님의 눈으로 들어서야 합니다. 그런데 수강생은 불편해도 잘 말하지 않습니다. 불편을 느낀 10명 가운데 말하는 사람은 한둘이고, 나머지는 조용히 떠납니다.

그래서 실제로 방에서 수업하는 강사에게 시설 불편을 정기적으로 보고받는 통로가 필요합니다. 학원프로그램을 볼 때 강사가 수업 기록 옆에 ‘3번 방 에어컨 소리’ 같은 메모를 남기고 원장이 그걸 한곳에서 볼 수 있는지 확인해 보세요. 기능 이름은 달라도 그런 통로가 있는지가 시설 칸을 채웁니다.

03강사를 한 명 뽑으면 그날 달력부터 펴세요

네 번째 칸인 인사는 곧 상품 관리입니다. 학원이 파는 상품은 레슨이고, 레슨의 품질은 강사가 만들기 때문입니다. 감정이 아니라 공정한 기준으로 판단하고, 강요가 아니라 먼저 해 보이는 것으로 이끕니다. 점검할 것은 시간 준수, 커리큘럼이 맞는지, 수강생과 관계를 잘 쌓는지 세 가지입니다.

그런데 인사 칸에는 레슨 품질 말고도 법이 정한 날짜가 붙어 있습니다. 강사명단은 학원 등록사항이라 강사를 채용하거나 해임하면 교육지원청에 변경등록을 해야 합니다. 기한은 법률이 아니라 시·도 조례와 교육청 안내가 정하는데, 서울은 학원 조례에서 채용이나 해임 후 15일 이내로 정하고 있고 경기도 화성오산교육지원청 안내도 15일 이내입니다. 반면 전북 장수교육지원청은 10일 이내로 안내합니다.

강사를 들일 때 원장이 확인할 것도 있습니다. 성범죄 경력과 아동학대관련범죄 전력 조회인데, 확인하지 않으면 각각 500만 원 이하의 과태료 대상이 됩니다. 강사의 인적사항을 학원 안에 게시해야 하는 의무도 있고, 이를 어기면 300만 원 이하의 과태료 대상입니다.

레슨을 아무리 잘 챙겨도 이 날짜 하나를 놓치면 등록 말소나 교습정지 사유가 될 수 있습니다. 그래서 저는 15일이라는 숫자를 외우시기보다 우리 관할 교육지원청의 기한을 확인해 달력에 적어 두시라고 말씀드립니다. 학원프로그램에 강사 입·퇴사 날짜를 넣으면 그 기한까지 남은 날을 띄워 주는지, 아니면 원장이 따로 챙겨야 하는지도 고를 때 꼭 물어보세요.

강사 급여를 단계로 나누는 이야기는 학원프로그램으로 급여를 단계로 나누는 법에 따로 적어 두었습니다.

04재등록 시점에 원장이 꼭 물어야 할 세 가지는 무엇일까요?

다섯 번째 칸인 수강생 관리는 말하지 않는 불만까지 잡아내는 일입니다. 최소한 재등록 시점에는 무엇을 배우고 있는지, 잘 배우고 있는지, 불편한 건 없는지 세 가지를 반드시 확인합니다.

그중에서도 첫 달이 가장 중요합니다. 취미가 자리 잡기 전에 기대와 수업이 어긋나면, 수강생은 항의하지 않고 다음 달에 그냥 등록하지 않습니다. 원장이 그걸 알게 되는 건 이미 떠난 뒤입니다.

그래서 학원출결관리시스템이 출석만 찍고 끝나면 아쉽습니다. 재등록이 다가오는 수강생 목록을 먼저 보여 주는지, 첫 달 수강생을 따로 골라 볼 수 있는지, 상담 내용을 그 수강생 기록에 붙여 둘 수 있는지를 보세요. 원장이 묻는 세 가지 질문의 답이 한 화면에 쌓여야 다음 재등록 때 같은 질문을 처음부터 다시 하지 않습니다.

세 번째 칸인 마케팅도 같은 눈으로 보면 됩니다. 플레이스 순위나 블로그 노출이 줄어드는 것만으로도 매출은 흔들리지만, 결국 중요한 건 노출보다 전환입니다. 많이 보이는 것보다 본 사람이 실제로 상담과 등록까지 오는지를 숫자로 볼 수 있어야 합니다.

05우리 학원은 다섯 칸 중 어디가 무거운가

다섯 칸의 무게는 학원마다 다릅니다. 성인 취미 위주라면 수강생 관리가 가장 무겁습니다. 성인은 불만을 말하지 않고 사라지는 비율이 가장 높은 손님이기 때문입니다.

아동과 청소년이 많다면 사무 칸에 학부모 소통이 더해집니다. 진도 공유, 상담 일정, 차량 안내까지 붙고, 기록과 양식이 갖춰져 있지 않으면 이 칸이 원장의 하루를 통째로 가져갑니다. 입시 학원이라면 인사가 먼저입니다. 입시 학원이 파는 품질은 강사 실력 그 자체라서, 강사를 모시고 지키는 일이 운영의 절반입니다.

그러니 학원프로그램을 고르실 때는 기능이 많은 순서로 줄 세우지 마시고, 우리 학원에서 가장 무거운 칸을 가장 잘 받쳐 주는 것을 고르세요. 성인 학원이 학부모 알림 기능 때문에 프로그램을 고르거나, 아동 학원이 재등록 화면은 보지 않고 결제 기능만 비교하면 쓰지 않는 기능에 돈을 내고 정작 무거운 칸은 손으로 메우게 됩니다.

06실용음악학원창업, 학원프로그램을 고르기 전에

실용음악학원창업을 준비하시면서 학원관리프로그램을 비교하실 때, 기능표의 동그라미 개수부터 세지 마세요. 원장님의 일을 다섯 칸으로 나누고, 그중 우리 학원에서 가장 무거운 칸과 법이 정한 기한이 붙은 칸을 먼저 적은 뒤에 그 칸을 기준으로 프로그램을 보시면 고르는 시간도, 고른 뒤 후회하는 일도 줄어듭니다.

업무에 끌려다니기 시작하면 일은 끝없이 쌓이고, 원장이 이끌기 시작하면 학원이 안정됩니다. 좋은 프로그램은 그 차이를 만들어 주지 않습니다. 다만 원장이 이끌 수 있게 기록과 날짜를 붙잡아 줍니다.

음악학원을 열겠다고 마음먹는 분들은 대부분 음악을 사랑하는 분들입니다. 그런데 문을 열고 나면 하루의 절반은 기록과 날짜가 가져갑니다. 그게 싫어서 미루면 결국 음악에 쓸 시간까지 빼앗깁니다. 다섯 칸을 나누고 날짜를 붙잡아 두면, 남은 절반을 온전히 수업과 사람에게 쓸 수 있습니다.